Vårt policydokument för hantering av uppgifter som regleras av nya dataskyddslagen General Data Protection Regulation (GDPR).
Så här hanterar Club Sonett Sweden dina till föreningen lämnade personuppgifter.
Ändamål
Vi sparar personuppgifter för att uppfylla kravet på en korrekt och ständigt aktuell medlemsmatrikel. Datainspektionen skriver på sin hemsida om GDPR, att medlemskap i en förening utgör ett avtal och att registret kan föras med stöd av det avtalet.
Behandlingar som utförs
Adressuppgifter för utskick till medlemmarna med kallelser och medlemstidningen Sonettvärlden. Kontroll av att medlemsavgifter betalas – och att de betalas i rätt tid.
Tillfälliga register för sammankomster
Från tid till annan skapar vi register för att hantera anmälningar och deltagande i sammankomster. De uppgifter som lagras är samma som för medlemsregistret eller färre. Senast ett år efter sammankomsten raderas normalt dessa person- uppgifter. I vissa fall finns det historiska skäl att bevara delar av personuppgifterna så länge klubben existerar. Det gäller deltagarlistor och resultatlistor i evenemang av typ rallyn. Det ska i förekommande fall framgå vid anmälningstillfället att uppgifterna kan komma att sparas av historiska skäl.
Kategorier av uppgifter vi sparar
Namn, adress, telefonnummer, e-postadress, Sonettmodell, chassinummer, registreringsnummer, årsmodell och färg.
Samtycke – nya medlemmar
Nya medlemmar undertecknar en text om att de samtycker till att föreningen samlar in personuppgifter för medlemshanteringen såsom beskrivs enligt vårt policydokument (detta dokument) på vår hemsida. Om man inte lämnar Samtycke avvisas ansökan om medlemskap.
Samtycke – tidigare medlemmar
Av praktiska skäl anser föreningen att tidigare medlemmar känt till vår hantering av personuppgifter och eftersom ingen protest inlämnats däremot, samtyckt till hanteringen.
Den som inte samtycker
Av praktiska skäl kan vi då inte sköta medlemshanteringen i föreningen varför medlemskapet dessvärre måste upphöra.
Lagringsperiod
Så länge medlemskap föreligger inom föreningen.
1 år efter medlemskapet har upphört raderas uppgifterna automatiskt eller direkt om medlemmen vid utträdet begär så.
Hantering
Registret hanteras av föreningens kassör i form av ett Excelark.Uppgifter ur medlemsregistret lämnas inte ut till tredje part undantaget den adresslista som genereras för att skickas till tryckeriet för utskick av Sonettvärlden.
Tryckeriet ska radera denna lista efter utskicket.
Även styrelseledamöter i CSS kan ha en kopia av medlemsregistret för att administrera olika verksamheter inom klubbens regi.
Allmänt gäller
För alla våra typer av register gäller att enskild medlem eller deltagare i sammankomst äger rätt att begära uppgift om vad som finns lagrat om personen. Vidare finns rätt att få felaktiga uppgifter korrigerade samt att få sina uppgifter helt raderade. Den som begär radering ska upplysas om att medlemskap inte längre är möjligt alternativt att deltagande i sammankomst inte heller är möjligt.
Begäran om utdrag, rättelse eller radering ska ställas skriftligen till klubbens personuppgiftsansvarige.
Med hänvisning till historiska skäl kommer tryckta alster, t ex medlemslistor och deltagarlistor, inte att korrigeras eller kasseras.